Les documents utiles pour démarrer un assistant.
Un dossier court, à jour et approuvé par les bonnes personnes est un bon point de départ.
Commencer par les questions répétitives
Notez les questions qui reviennent à l’ouverture, à la fermeture et au changement de quart. Choisissez celles auxquelles une procédure fiable peut répondre : une liste de contrôle, un emplacement, un horaire ou une responsabilité.
Préparer un petit dossier de référence
Rassemblez une version datée des procédures, un répertoire des rôles et les informations de stock que vous souhaitez rendre accessibles. Identifiez qui valide chaque document et quand il doit être mis à jour.
Définir les accès
Tout le monde n’a pas besoin des mêmes informations. Séparez les contenus communs des documents réservés à certaines fonctions. Lors du pilote, vérifiez qu’une question hors périmètre reçoit une réponse claire signalant l’information manquante.
Tester avec votre équipe
Préparez dix questions réelles et vérifiez les réponses avec le responsable du document. Mesurez le temps consacré à retrouver une information et notez les corrections nécessaires avant d’élargir le dossier.